Клиенты и автомобили

Добавление клиентов и автомобилей

Клиенты и их автомобили — основа работы автосервиса в ГаражМенеджер. Правильное ведение базы клиентов позволяет быстро находить нужную информацию, отслеживать историю обслуживания и автоматизировать коммуникацию.

Список клиентов

Создание карточки клиента

Физическое лицо

Для обычных клиентов — владельцев автомобилей:

  1. Откройте раздел «Клиенты»
  2. Нажмите кнопку «Добавить клиента»
  3. Заполните обязательные поля:
    • Фамилия Имя Отчество — полное ФИО для идентификации
    • Телефон — основной способ связи
  4. Заполните дополнительные поля (опционально):
    • Email — контактная информация клиента
    • Telegram — username для связи через бот
    • Примечание — важная информация о клиенте
  5. Нажмите «Сохранить»

Добавление контактной информации

Телефон

Основной способ связи с клиентом.

Рекомендации:

  • Указывайте в формате +7 (XXX) XXX-XX-XX
  • Можно добавить несколько номеров
  • Отмечайте основной номер галочкой

Для чего используется:

  • Поиск клиента по номеру
  • Связь с клиентом

Email

Для чего используется:

  • Контактная информация клиента

Примечание: Email не обязателен, но сильно упрощает документооборот и коммуникацию.

Telegram

Укажите username клиента (например, @ivanov_auto).

Контактная информация для связи через Telegram.

Добавление автомобиля

После создания клиента добавьте его автомобили.

Шаг 1: Открытие карточки клиента

  1. Найдите клиента в списке
  2. Кликните на его имя
  3. Перейдите на вкладку «Автомобили»

Шаг 2: Заполнение данных автомобиля

Нажмите «Добавить автомобиль» и заполните:

Обязательные поля:

  • Марка — производитель (Toyota, BMW, Lada и т.д.)
  • Модель — конкретная модель (Camry, X5, Vesta)

Настоятельно рекомендуемые:

  • Государственный номер — для быстрого поиска
  • Год выпуска — важен для подбора запчастей
  • VIN — точная идентификация автомобиля

Дополнительные:

  • Пробег — текущий пробег на момент добавления
  • Примечание — особенности автомобиля

Шаг 3: Сохранение

Нажмите «Сохранить» — автомобиль появится в карточке клиента.

Несколько автомобилей у одного клиента

Один клиент может владеть несколькими автомобилями:

  • Личный автомобиль
  • Служебный автомобиль
  • Автомобиль супруга
  • Автопарк организации

Добавьте их все — система автоматически свяжет с владельцем.

Совет: При создании записи или заказ-наряда выбирайте конкретный автомобиль из списка клиента.

Заполнение VIN: зачем это нужно

VIN (Vehicle Identification Number) — уникальный номер автомобиля из 17 символов.

Преимущества указания VIN

Точная идентификация Два одинаковых автомобиля (марка, модель, год) могут иметь разную комплектацию. VIN решает эту проблему.

Подбор запчастей Многие каталоги запчастей работают по VIN — вы подберёте именно то, что нужно.

История обслуживания При продаже автомобиля новый владелец сможет увидеть историю обслуживания (если вы предоставите доступ).

Проверка на угон Можно проверить автомобиль по базам угнанных транспортных средств.

Где найти VIN

  • В свидетельстве о регистрации — графа VIN
  • Под лобовым стеклом — табличка слева внизу
  • На стойке водительской двери — информационная табличка
  • В техпаспорте — раздел с техническими характеристиками

Примечание: VIN не обязателен, но крайне полезен для профессиональной работы.

Поиск клиентов

ГаражМенеджер предлагает несколько способов поиска.

Быстрый поиск

Поле поиска в верхней части списка клиентов:

  • Начните вводить имя, телефон или госномер
  • Результаты обновляются автоматически
  • Работает по частичному совпадению

Что можно искать:

  • ФИО клиента: «Иванов», «Петр»
  • Телефон: «9261234567», «+7 926»
  • Госномер: «А123ВС», «777»
  • Марка автомобиля: «Toyota», «Camry»
  • VIN: полный или частичный

История обслуживания

В карточке клиента доступна полная история взаимодействия.

Вкладка «История»

Записи на обслуживание:

  • Все прошлые и будущие записи
  • Дата и описание

Заказ-наряды:

  • Все работы с позициями и ценами
  • Статусы и суммы

Платежи:

  • История оплат
  • Способ оплаты (наличные, карта, перевод)
  • Задолженность

Фильтрация истории

Выберите период для просмотра:

  • Последний месяц
  • Последние 3 месяца
  • Весь период
  • Произвольный диапазон

Примечание: История обслуживания помогает выявлять повторяющиеся проблемы и предлагать профилактику.

Примечания

Используйте поле «Примечание» для важной информации:

  • Особенности клиента: «Любит подробные объяснения», «Оплата только безналом»
  • Предпочтения: «Только оригинальные запчасти», «Запись строго на 9:00»
  • Напоминания: «Должен 5000 ₽», «Скидка 10% постоянному клиенту»

Редактирование и удаление

Редактирование данных

  1. Откройте карточку клиента
  2. Нажмите «Редактировать»
  3. Внесите изменения
  4. Нажмите «Сохранить»

Удаление клиента

Важно: Удаление клиента удаляет всю историю обслуживания, заказ-наряды и платежи. Это действие необратимо.

Если нужно удалить:

  1. Откройте карточку клиента
  2. Нажмите «Удалить»
  3. Подтвердите действие

Импорт базы клиентов

Если у вас уже есть база клиентов в Excel или контактах телефона, импортируйте её за несколько минут.

Поддерживаемые форматы

  • CSV — экспорт из Excel, Google Sheets, других CRM
  • VCF (vCard) — контакты из телефона

Подробная инструкция: Импорт базы клиентов

Совет: Импорт экономит часы ручного ввода. Потратьте 10 минут на подготовку файла — сэкономьте дни работы.

Права доступа

Доступ к модулю «Клиенты» настраивается владельцем для каждого сотрудника:

  • Просмотр — сотрудник видит клиентов и их данные, но не может создавать или редактировать
  • Управление — полный доступ: создание, редактирование, импорт

Владелец всегда имеет полный доступ.

Примечание: Настройка прав выполняется владельцем в модуле «Сотрудники». Подробнее: Права доступа.

Лучшие практики

Полнота данных

Минимально обязательные:

  • ФИО
  • Телефон
  • Марка и модель автомобиля
  • Госномер

Настоятельно рекомендуемые:

  • Email
  • VIN
  • Год выпуска автомобиля

Желательные:

  • Telegram
  • Примечания

Актуальность

  • Обновляйте телефон и email при изменении
  • Фиксируйте текущий пробег при каждом визите
  • Удаляйте проданные автомобили
  • Отмечайте неактивных клиентов

Единообразие

Договоритесь с командой о стандартах:

  • Формат записи ФИО: «Иванов Иван Иванович» или «Иванов И.И.»
  • Формат госномеров: с пробелами или без
  • Заполнение примечаний: что и как писать

Совет: Создайте короткую памятку для сотрудников — это обеспечит единообразие базы.

Частые вопросы

Можно ли добавить клиента без телефона? Технически можно, но крайне не рекомендуется. Телефон — основной способ связи.

Что будет, если указать одинаковые госномера у разных клиентов? Система позволит сохранить — но рекомендуем проверять, не добавлен ли автомобиль ранее.

Видят ли сотрудники примечания к клиентам? Да, если у сотрудника есть доступ к модулю «Клиенты».

Как удалить автомобиль из карточки клиента? Откройте карточку → вкладка «Автомобили» → три точки у автомобиля → «Удалить».

Можно ли восстановить удалённого клиента? Нет, удаление необратимо.

Следующие шаги

После добавления клиентов:

  1. Создайте первую запись: Создание записи на обслуживание
  2. Импортируйте существующую базу: Импорт базы клиентов

Если возникли вопросы — напишите на support@garage-manager.ru.

← Вернуться в базу знаний