Клиенты и их автомобили — основа работы автосервиса в ГаражМенеджер. Правильное ведение базы клиентов позволяет быстро находить нужную информацию, отслеживать историю обслуживания и автоматизировать коммуникацию.
Создание карточки клиента
Физическое лицо
Для обычных клиентов — владельцев автомобилей:
- Откройте раздел «Клиенты»
- Нажмите кнопку «+ Клиент» в верхней панели
- В блоке «Профиль» заполните:
- Имя — единственное обязательное поле
- Фамилия и Отчество — по желанию
- Заметка — важная информация о клиенте
- В блоке «Контакты» добавьте телефон, email, Telegram или WhatsApp
- В блоке «Машины» добавьте автомобили клиента (можно и позже, из карточки)
- Нажмите «Создать клиента»
Примечание: Формально система требует только имя — карточку можно завести и с одним словом. Но без телефона клиента не найти поиском и не с чем связаться, поэтому контакт стоит добавить сразу.
Добавление контактной информации
Контакты — это список строк, а не отдельные поля. У каждой строки есть Тип (Телефон / Email / Telegram / WhatsApp), Значение, необязательная Метка («Личный», «Рабочий») и галочка «Основной контакт». Строк может быть сколько угодно — например, два телефона и почта.
Телефон
Основной способ связи с клиентом.
Рекомендации:
- Указывайте в формате +7 (XXX) XXX-XX-XX
- Можно добавить несколько номеров
- Отмечайте основной номер галочкой «Основной контакт»
Для чего используется:
- Поиск клиента по номеру
- Связь с клиентом
Для чего используется:
- Контактная информация клиента
Примечание: Email не обязателен, но сильно упрощает документооборот и коммуникацию.
Telegram
Укажите username клиента (например, @ivanov_auto).
Контактная информация для связи через Telegram.
Добавление автомобиля
После создания клиента добавьте его автомобили.
Шаг 1: Открытие карточки клиента
- Найдите клиента в списке
- Кликните на его имя
- Прокрутите до раздела «Машины»
Шаг 2: Заполнение данных автомобиля
Нажмите «Машина» и заполните:
Что требуется:
- Тип — автомобиль, мотоцикл, квадроцикл, скутер, грузовик или другое
- Хотя бы одно из трёх: марка и модель, VIN или госномер. Именно так и звучит подсказка при ошибке: «Укажите хотя бы одно: марку/модель, VIN или госномер»
Марку и модель можно выбрать из справочника или ввести вручную — переключатель «Марка и модель» рядом с полями.
Настоятельно рекомендуемые:
- Государственный номер — для быстрого поиска
- Год выпуска — важен для подбора запчастей
- VIN — точная идентификация автомобиля
Появляются после сохранения — их можно заполнить, открыв машину на редактирование в карточке клиента:
- Пробег, км — текущий пробег
- Заметка — особенности автомобиля
Шаг 3: Сохранение
Сохраните форму — автомобиль появится в карточке клиента.
Несколько автомобилей у одного клиента
Один клиент может владеть несколькими автомобилями:
- Личный автомобиль
- Служебный автомобиль
- Автомобиль супруга
- Автопарк организации
Добавьте их все — система автоматически свяжет с владельцем.
Совет: При создании записи или заказ-наряда выбирайте конкретный автомобиль из списка клиента.
Заполнение VIN: зачем это нужно
VIN (Vehicle Identification Number) — уникальный номер автомобиля из 17 символов.
Преимущества указания VIN
Точная идентификация Два одинаковых автомобиля (марка, модель, год) могут иметь разную комплектацию. VIN решает эту проблему.
Подбор запчастей Многие каталоги запчастей работают по VIN — вы подберёте именно то, что нужно.
История обслуживания При продаже автомобиля новый владелец сможет увидеть историю обслуживания (если вы предоставите доступ).
Проверка на угон Можно проверить автомобиль по базам угнанных транспортных средств.
Где найти VIN
- В свидетельстве о регистрации — графа VIN
- Под лобовым стеклом — табличка слева внизу
- На стойке водительской двери — информационная табличка
- В техпаспорте — раздел с техническими характеристиками
Примечание: VIN не обязателен, но крайне полезен для профессиональной работы.
Поиск клиентов
ГаражМенеджер предлагает несколько способов поиска.
Быстрый поиск
Поле «Поиск по ФИО, телефону, госномеру или VIN…» в верхней части списка клиентов:
- Начните вводить имя, телефон или госномер
- Результаты обновляются автоматически
- Поиск идёт на сервере — по всей базе, а не только по загруженной странице
Что можно искать:
- ФИО клиента: «Иванов», «Петр»
- Телефон: «9261234567», «+7 926»
- Госномер: «А123ВС», «777»
- VIN: полный или частичный
Примечание: Марка и модель автомобиля, а также заметка к клиенту в этот поиск не входят — по «Toyota» список ничего не найдёт.
История обслуживания
Карточка клиента — одна страница с блоками, а не вкладки. История разложена по двум разделам внизу.
«История нарядов»
Последние заказ-наряды клиента: номер, название, статус и сумма. Каждая строка — ссылка на карточку наряда. Если нарядов больше, чем помещается в превью, под списком появляется счётчик и ссылка «Все наряды клиента» — она открывает «Работы» с уже наложенным фильтром по этому клиенту, где есть поиск и постраничность.
«История записей»
Записи этого клиента — прошедшие и будущие. Ссылка под списком открывает «Записи» в табличном виде с фильтром по клиенту.
Итоги в шапке карточки
Над блоками стоят счётчики, посчитанные по реальным данным: количество заказов, сколько из них в работе, дата последнего визита, стоимость завершённых заказов и сумма принятых оплат. Денежные счётчики видны только тем, у кого есть доступ к соответствующим модулям («Работы», «Оплаты»), и не рисуются, когда считать нечего.
Примечание: История обслуживания помогает выявлять повторяющиеся проблемы и предлагать профилактику.
Заметка
Используйте поле «Заметка» для важной информации:
- Особенности клиента: «Любит подробные объяснения», «Оплата только безналом»
- Предпочтения: «Только оригинальные запчасти», «Запись строго на 9:00»
- Напоминания: «Скидка 10% постоянному клиенту»
Редактирование и удаление
Редактирование данных
Карточка редактируется по частям, а не целиком. ФИО и заметку меняет кнопка «Изменить» в шапке карточки; у каждого контакта и у каждой машины — свой карандаш в строке. Нажмите его, измените нужное и сохраните: остальные блоки при этом не трогаются.
Удаление клиента
Если нужно удалить:
- Откройте карточку клиента
- Нажмите «Удалить»
- Подтвердите действие
Важно: Вместе с клиентом из списков пропадают и его машины. Заказ-наряды и платежи при этом не удаляются — они остаются в «Работах» и в статистике. Вернуть удалённого клиента из интерфейса нельзя.
Импорт базы клиентов
Если у вас уже есть база клиентов в Excel или контактах телефона, импортируйте её за несколько минут.
Поддерживаемые форматы
- CSV — экспорт из Excel, Google Sheets, других CRM
- VCF (vCard) — контакты из телефона
Подробная инструкция: Импорт базы клиентов
Совет: Импорт экономит часы ручного ввода. Потратьте 10 минут на подготовку файла — сэкономьте дни работы.
Права доступа
Доступ к модулю «Клиенты» настраивается владельцем для каждого сотрудника:
- Просмотр — сотрудник видит клиентов и их данные, но не может создавать или редактировать
- Управление — полный доступ: создание, редактирование, импорт
Владелец всегда имеет полный доступ.
Примечание: Настройка прав выполняется владельцем в разделе «Сотрудники». Подробнее: Права доступа.
Лучшие практики
Полнота данных
Минимальный рабочий набор (система требует меньше, но с меньшим набором база бесполезна):
- ФИО
- Телефон
- Марка и модель автомобиля
- Госномер
Настоятельно рекомендуемые:
- VIN
- Год выпуска автомобиля
Желательные:
- Telegram
- Примечания
Актуальность
- Обновляйте телефон и email при изменении
- Фиксируйте текущий пробег при каждом визите
- Удаляйте проданные автомобили
- Отмечайте неактивных клиентов
Единообразие
Договоритесь с командой о стандартах:
- Формат записи ФИО: «Иванов Иван Иванович» или «Иванов И.И.»
- Формат госномеров: с пробелами или без
- Заполнение примечаний: что и как писать
Совет: Создайте короткую памятку для сотрудников — это обеспечит единообразие базы.
Частые вопросы
Можно ли добавить клиента без телефона? Да — обязательно только имя. Но телефон стоит указать: это основной способ связи и один из ключей поиска.
Что будет, если указать одинаковые госномера у разных клиентов? Система позволит сохранить — но рекомендуем проверять, не добавлен ли автомобиль ранее.
Видят ли сотрудники заметки к клиентам? Да, если у сотрудника есть доступ к модулю «Клиенты».
Как удалить автомобиль из карточки клиента? Откройте карточку → раздел «Машины» → кнопка «Удалить» в строке автомобиля.
Можно ли восстановить удалённого клиента? Средствами приложения — нет.
Следующие шаги
После добавления клиентов:
- Создайте первую запись: Создание записи на обслуживание
- Импортируйте существующую базу: Импорт базы клиентов
Если возникли вопросы — напишите на support@garage-manager.ru.