Если у вас уже есть база клиентов в Excel, Google Sheets, другой CRM или просто в контактах телефона — не тратьте дни на ручной ввод. ГаражМенеджер позволяет импортировать клиентов массово из CSV и VCF файлов за несколько минут.
Когда использовать импорт
Переход с другой системы
Вы работали в Excel, 1C, другой CRM и хотите перенести клиентов в ГаражМенеджер без потерь.
Миграция с бумажного учёта
Отсканировали или вручную собрали базу в таблицу Excel — импортируйте за раз.
Объединение нескольких баз
У каждого мастера своя записная книжка или Excel-файл — соберите всё в единую систему.
Добавление контактов из телефона
В телефоне сохранены контакты клиентов — экспортируйте в VCF и импортируйте в систему.
Важно: Импорт не удаляет существующих клиентов. Если клиент с таким же телефоном уже есть, система предложит обновить данные или пропустить.
Поддерживаемые форматы
CSV (Comma-Separated Values)
Когда использовать:
- Экспорт из Excel, Google Sheets
- Выгрузка из другой CRM
- Ручное создание таблицы
Преимущества:
- Полный контроль над данными
- Можно указать все поля (ФИО, телефон, email, примечание)
- Подходит для больших баз (тысячи клиентов)
VCF (vCard)
Когда использовать:
- Экспорт контактов из телефона (iOS, Android)
- Экспорт из почтовых клиентов (Outlook, Gmail)
- Перенос контактов с SIM-карты
Преимущества:
- Простота экспорта с телефона
- Стандартный формат, поддерживаемый всеми устройствами
- Сохраняет структуру контактов (несколько телефонов, email)
Ограничения:
- Обычно не содержит данных об автомобилях
- Придётся добавлять автомобили вручную после импорта
Импорт из CSV: пошаговая инструкция
Шаг 1: Подготовка файла
Откройте ваш Excel-файл или создайте новый.
Обязательные столбцы
Минимально необходимая структура:
| ФИО | Телефон |
|---|---|
| Иванов Иван Иванович | +79261234567 |
| Петров Пётр Петрович | +79161234567 |
Рекомендуемые столбцы
Полная структура для максимальной информативности:
| ФИО | Телефон | Примечание | |
|---|---|---|---|
| Иванов Иван | +79261234567 | ivanov@mail.ru | Постоянный клиент |
| Петров Пётр | +79161234567 | VIP |
Правила форматирования
Телефон:
- Формат: +7XXXXXXXXXX или 8XXXXXXXXXX
- Можно с пробелами и скобками: +7 (926) 123-45-67
- Система автоматически приведёт к единому формату
Email:
- Проверьте корректность адресов
- Система пропустит некорректные email с предупреждением
Совет: Оставьте в первой строке заголовки столбцов — по ним сервер и понимает, где что. Проще всего отдать файл ровно в том виде, в каком его выгрузили Google Контакты: этот формат разбирается отдельным парсером и распознаётся автоматически.
Шаг 2: Сохранение в CSV
Из Excel
- Файл → Сохранить как
- Выберите формат «CSV UTF-8 (разделитель — запятая)»
- Нажмите «Сохранить»
Важно: Обязательно выбирайте UTF-8, иначе русские буквы отобразятся некорректно.
Из Google Sheets
- Файл → Скачать → CSV (текущий лист)
- Файл автоматически сохранится в UTF-8
Шаг 3: Файл и стратегия
Мастер импорта состоит из трёх шагов — Файл, Проверка, Импорт, — и они видны полосой вверху экрана.
- Откройте раздел «Клиенты»
- Нажмите кнопку «Импорт» справа от поиска
- Нажмите «Выбрать файл» и укажите свой .csv, .vcf или .vcard — формат система определит сама
- В блоке «Если контакт уже есть в базе» выберите, что делать с совпадениями:
- Пропустить совпадения — строка пропускается, существующий клиент не меняется
- Дополнить существующих — недостающие телефоны и почта добавляются этому же клиенту
- Нажмите «Проверить файл»
Примечание: Третьего варианта — «создать дубль» — нет намеренно: телефон и почта уникальны в пределах компании, второго клиента с тем же номером система просто не заведёт. Сопоставлять столбцы вручную тоже не нужно и негде: разбирает файл сервер, своими парсерами под Google Контакты, обычный CSV и vCard.
Шаг 4: Проверка
Ничего ещё не записано — это ответ сервера по каждой строке файла. Наверху блока стоит бейдж с распознанным форматом, под ним — счётчики:
- новых — сколько карточек будет создано
- дополнено — сколько существующих получат новые контакты
- уже в базе — сколько строк будет пропущено
- строк с ошибками — появляется, только если такие есть, с номером строки и причиной
Ниже — список по каждому контакту. Убедитесь, что цифры выглядят разумно, и нажмите «Импортировать». Кнопка «Назад» возвращает к выбору файла.
Шаг 5: Итог и проверка
После записи экран показывает тот же самый отчёт — те же счётчики и те же строки, но уже по факту. Дальше:
- Нажмите «К списку клиентов»
- Откройте несколько карточек случайным образом
- Убедитесь, что данные корректны
Если обнаружили ошибки:
- Отредактируйте карточки вручную
- Или исправьте файл и повторите импорт со стратегией «Дополнить существующих» — кнопка «Импортировать ещё» на том же экране
Примечание: Импорт можно повторять многократно — дубликатов он не создаёт ни при одной из двух стратегий. Учтите только ограничение по частоте: сервер принимает 5 обращений в минуту, а один проход мастера тратит два (проверка и запись).
Импорт из VCF: пошаговая инструкция
Шаг 1: Экспорт контактов с телефона
На iPhone (iOS)
- Откройте приложение «Контакты»
- Выберите контакты для экспорта (или выделите все)
- Нажмите «Поделиться» → «Экспорт vCard»
- Отправьте файл себе на почту или сохраните в облако
На Android
Способ 1: Через Google Contacts
- Откройте contacts.google.com на компьютере
- Выберите контакты
- Нажмите «Экспорт» → «vCard (для контактов iOS)»
- Скачайте файл
Способ 2: Через приложение «Контакты»
- Откройте приложение «Контакты»
- Меню → «Настройки» → «Экспорт»
- Выберите «Экспорт в VCF»
- Сохраните файл
Шаг 2: Импорт в ГаражМенеджер
- Откройте раздел «Клиенты»
- Нажмите кнопку «Импорт»
- Нажмите «Выбрать файл» и загрузите VCF — тот же мастер, что и для CSV
- Выберите стратегию для совпадений
- Нажмите «Проверить файл», посмотрите отчёт и подтвердите кнопкой «Импортировать»
Шаг 3: Добавление автомобилей
VCF обычно не содержит данных об автомобилях. После импорта:
- Откройте карточки клиентов
- Добавьте автомобили вручную: Добавление клиентов и автомобилей
Примечание: VCF не содержит данных об автомобилях. После импорта добавьте автомобили через карточки клиентов.
Типичные проблемы и решения
Кодировка: русские буквы отображаются иероглифами
Причина: Файл сохранён не в UTF-8.
Решение:
- Откройте файл в Excel
- Сохранить как → CSV UTF-8
- Повторите импорт
Дублируются клиенты
Причина: Телефоны записаны в разных форматах (+7 / 8 / без кода страны).
Решение:
- Приведите телефоны к единому формату в Excel
- Выберите «Дополнить существующих» при повторном импорте
Часть контактов пропущена
Причина: В строке нет имени либо нет ни одного телефона и ни одной почты — такой контакт в импорт не попадает. Ещё одна причина — этот контакт уже есть в базе, и выбрана стратегия «Пропустить совпадения».
Решение:
- Посмотрите отчёт на экране: он показывает номер строки и причину
- Исправьте данные в файле
- Повторите импорт — уже импортированные строки не задвоятся
Файл слишком большой
Решение: Разбейте файл на части по 1000-2000 записей и импортируйте по очереди — так и отчёт будет читаемым, и ошибку в подготовке файла вы заметите на первой же порции.
Подготовка данных: чек-лист
Перед импортом проверьте файл:
- ✅ Кодировка UTF-8 — русские буквы отображаются корректно
- ✅ Телефоны в едином формате — +7XXXXXXXXXX
- ✅ Заголовки в первой строке — по ним сервер разбирает столбцы
- ✅ У каждого контакта есть имя и хотя бы один телефон или почта — без этого строка в импорт не попадёт
- ✅ Нет пустых строк — между записями
- ✅ Email корректны — проверьте наличие @ и домена
- ✅ Удалены тестовые записи — «Тест», «Проверка» и т.п.
Совет: Сделайте тестовый импорт на 10-20 записях, проверьте результат и только потом импортируйте всю базу.
Экспорт из популярных систем
Из Excel
- Файл → Сохранить как → CSV UTF-8
- Импортируйте в ГаражМенеджер
Из Google Sheets
- Файл → Скачать → CSV
- Импортируйте в ГаражМенеджер
Из 1С
- Выгрузите клиентов в Excel
- Сохраните как CSV UTF-8
- Импортируйте в ГаражМенеджер
Из AmoCRM, Битрикс24, других CRM
- Используйте встроенный экспорт в CSV
- Проверьте соответствие полей
- Импортируйте в ГаражМенеджер
Безопасность данных
Персональные данные
CSV и VCF содержат персональные данные клиентов:
- ФИО
- Телефоны
- Адреса
Правила безопасности:
- Храните файлы в защищённом месте
- Не передавайте третьим лицам
- Удалите файлы после успешного импорта
- Не отправляйте по незащищённым каналам
Важно: ГаражМенеджер не хранит загруженные файлы. Файл обрабатывается и удаляется сразу после импорта.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли импортировать клиентов несколько раз? Да. Система сверяет контакты по телефону и почте и позволяет выбрать одно из двух действий: пропустить совпадения или дополнить существующих.
Удаляются ли существующие клиенты при импорте? Нет. Импорт только добавляет или дополняет. Существующие клиенты остаются.
Импортируются ли автомобили вместе с клиентами? Нет. Импорт создаёт только карточки клиентов. Автомобили добавляйте вручную через карточку клиента.
Какой максимальный размер файла? Рекомендуется до 10 000 записей. Если больше — разбейте на части.
Как отменить импорт, если ошибся? Массовой отмены нет — поэтому и существует шаг «Проверка»: он показывает результат ДО записи. Ошибочно созданных клиентов придётся удалять по одному из их карточек.
Какие поля можно импортировать? Имя, фамилия, отчество, телефоны, email и примечание. Данные об автомобилях и реквизиты организаций через импорт не добавляются.
Следующие шаги
После успешного импорта:
- Проверьте корректность данных выборочно
- Дополните карточки недостающей информацией
- Создайте первые записи: Создание записи на обслуживание
Если возникли сложности с импортом — напишите на support@garage-manager.ru.