Запись на обслуживание — это основа планирования работы автосервиса. Правильно созданная запись помогает избежать накладок, равномерно распределить нагрузку между мастерами и обеспечить своевременное обслуживание клиентов.
Способы создания записи
ГаражМенеджер предлагает несколько способов создания записи в зависимости от ситуации.
Быстрая запись с Dashboard
Самый быстрый способ для оперативной работы.
- На главной странице найдите виджет «Быстрые действия»
- Нажмите кнопку «Новая запись»
- Заполните форму (подробнее ниже)
- Нажмите «Создать»
Время создания: 30-60 секунд.
Совет: Используйте этот способ, когда клиент звонит и просит записать прямо сейчас.
Запись из раздела «Записи»
Для детального планирования с просмотром загрузки.
- Откройте раздел «Записи»
- Нажмите «Создать запись»
- Заполните форму
- Нажмите «Создать»
Запись из календаря
Визуальное планирование по времени и мастерам.
- Откройте раздел «Записи» → вкладка «Календарь»
- Кликните на нужную дату и время в календаре
- Форма создания откроется с уже заполненными датой и временем
- Заполните остальные поля
- Нажмите «Создать»
Примечание: В календаре сразу видно загрузку мастеров — удобно избегать накладок.
Запись из карточки клиента
Когда работаете с конкретным клиентом.
- Откройте карточку клиента
- Перейдите на вкладку «Записи»
- Нажмите «Создать запись»
- Клиент и его автомобили уже выбраны автоматически
- Заполните время и описание
- Нажмите «Создать»
Заполнение формы записи
Обязательные поля
Клиент
- Начните вводить имя, телефон или госномер
- Выберите клиента из выпадающего списка
- Если клиента нет — нажмите «Создать нового клиента» прямо из формы
Автомобиль После выбора клиента автоматически загрузятся его автомобили:
- Если у клиента один автомобиль — выберется автоматически
- Если несколько — выберите нужный из списка
- Если автомобиля нет — добавьте прямо из формы
Дата и время Укажите, когда клиент должен приехать:
- Выберите дату из календаря
- Укажите время начала (например, 10:00)
- Система покажет, если это время занято
Важно: Система автоматически проверяет конфликты расписания и предупредит, если мастер занят в выбранное время.
Рекомендуемые поля
Исполнитель (мастер) Выберите, кто будет выполнять работу:
- Если у вас несколько мастеров — обязательно укажите исполнителя
- Если один мастер — можно оставить пустым
Исполнитель важен для:
- Планирования загрузки
- Автоматических уведомлений мастеру
- Статистики по мастерам
Примечание Укажите важные детали:
- «Нужны оригинальные запчасти»
- «Клиент торопится, начать в 10:00 ровно»
- «Проблема: стук в передней подвеске»
- «Оставить автомобиль на весь день»
Планирование времени
Автоматический расчёт длительности
Укажите время начала и окончания записи. Система покажет длительность автоматически.
Совет: Закладывайте буфер времени 15-30 минут на непредвиденные ситуации.
Проверка конфликтов
Система автоматически проверяет:
- Занят ли мастер в это время
- Нет ли другой записи на тот же автомобиль
- Достаточно ли времени между записями
Если конфликт обнаружен:
- Появится предупреждение
- Можно изменить время или мастера
- Или подтвердить запись с конфликтом (не рекомендуется)
Работа с календарём
Виды отображения
День Почасовое расписание на один день:
- Видны все записи с разбивкой по времени
- Удобно для оперативного планирования
Неделя Обзор загрузки на неделю:
- Видно распределение записей
- Легко найти свободные окна
- Сравнить загрузку разных дней
Мини-календарь Месячный мини-календарь для быстрой навигации между днями и неделями.
Уведомления сотрудникам
Сотрудники получают уведомления о назначенных записях через 3 канала: в приложении, Telegram-бот, Email.
Подробнее о настройке уведомлений: Уведомления: Telegram, Email и Push.
Изменение и отмена записи
Изменение записи
- Откройте запись (кликните в списке или календаре)
- Нажмите «Редактировать»
- Внесите изменения
- Нажмите «Сохранить»
Перенос записи
- Откройте запись
- Измените дату и время
- Сохраните
Удаление записи
- Откройте запись
- Нажмите «Удалить»
- Подтвердите действие
Создание заказ-наряда из записи
Когда клиент приехал:
- Откройте запись
- Нажмите «Создать заказ-наряд»
- Система автоматически перенесёт:
- Клиента
- Автомобиль
- Исполнителя
- Примечания
- Заполните детали работ
- Сохраните заказ-наряд
Совет: Создавайте заказ-наряд сразу при приёме автомобиля — это исключит потерю информации.
Лучшие практики
Планирование
- Закладывайте буфер 15 минут между записями
- Не планируйте более 80% рабочего времени — оставьте место для срочных заказов
- Группируйте однотипные работы для одного мастера
Коммуникация
- Подтверждайте записи за день по телефону
Контроль
- Ежедневно проверяйте календарь на завтра
- Анализируйте причины отмен
- Отслеживайте коэффициент явки
Совет: Проводите еженедельные планёрки с мастерами для синхронизации планов.
Частые вопросы
Можно ли создать запись на прошедшую дату? Да, но система предупредит. Это может быть полезно для внесения пропущенных записей в историю.
Что делать, если клиент опаздывает? Измените время начала записи или перенесите на свободное окно.
Можно ли записать клиента без автомобиля? Нет, автомобиль обязателен. Если данных нет — создайте автомобиль с минимальными данными (например, только марка).
Удаляются ли старые записи? Нет, все записи хранятся в истории.
Следующие шаги
После создания записи:
- При приёме автомобиля создайте заказ-наряд
- Изучите календарь для оптимизации планирования
Если нужна помощь — напишите на support@garage-manager.ru.