Запись на обслуживание — это основа планирования работы автосервиса. Правильно созданная запись помогает избежать накладок, равномерно распределить нагрузку между мастерами и обеспечить своевременное обслуживание клиентов.
Способы создания записи
ГаражМенеджер предлагает два способа создания записи в зависимости от ситуации.
Кнопка «+ Запись»
Самый быстрый способ для оперативной работы.
- Откройте раздел «Записи»
- Нажмите «+ Запись» в верхней панели
- Заполните форму (подробнее ниже)
- Нажмите «Создать запись»
Время создания: 30-60 секунд.
Совет: Используйте этот способ, когда клиент звонит и просит записать прямо сейчас.
Запись из календаря
Визуальное планирование по времени и мастерам.
- Откройте раздел «Записи» → вид «Календарь»
- Кликните на нужный день в сетке расписания
- Форма создания откроется с уже подставленными датой и временем
- Заполните остальные поля
- Нажмите «Создать запись»
Примечание: В календаре сразу видно загрузку мастеров — удобно избегать накладок.
Заполнение формы записи
Обязательные поля
Их всего три — Название, Дата и Начало. Всё остальное, включая клиента и автомобиль, можно заполнить позже.
Название Коротко, о чём визит: «Замена масла», «Диагностика подвески». Это же название потом видно в календаре и в таблице записей — и именно по нему (и по описанию) работает поиск в табличном виде.
Дата и время Укажите, когда клиент должен приехать:
- Выберите дату в поле «Дата»
- Выберите время в поле «Начало» — получасовые слоты с 8:00 до 22:00
Остальные поля
Длительность Выбирается из списка: 30 мин, 1 ч, 1.5 ч, 2 ч, 3 ч или «Без окончания». Время окончания система считает от начала сама.
Совет: Закладывайте буфер времени 15-30 минут на непредвиденные ситуации.
Клиент Список подгружается по 100 человек за раз. Начните вводить имя, чтобы отфильтровать загруженных; если нужного нет, под полем стоит счётчик «загружено N из M» и кнопка «Загрузить ещё».
Автомобиль Поле появляется только после выбора клиента и предлагает его машины. Если у клиента нет ни одной машины — сначала добавьте её в карточке клиента.
Пробег, км Показывается, когда выбран автомобиль.
Исполнитель (мастер) Выберите, кто будет выполнять работу. Поле необязательное: запись без исполнителя попадает в календаре в отдельную группу «Без исполнителя».
Исполнитель важен для:
- Планирования загрузки
- Уведомления мастеру о назначенной записи
- Статистики по мастерам
Описание Укажите важные детали:
- «Нужны оригинальные запчасти»
- «Клиент торопится, начать в 10:00 ровно»
- «Проблема: стук в передней подвеске»
- «Оставить автомобиль на весь день»
Важно: Накладки система не проверяет. Две записи на одного мастера в одно время сохранятся обе — календарь просто нарисует их рядом в одной колонке. Смотрите на сетку перед сохранением: это единственная защита от двойной брони.
Работа с календарём
Виды отображения
День Почасовое расписание на один день:
- Видны все записи с разбивкой по времени
- Удобно для оперативного планирования
Неделя Обзор загрузки на неделю:
- Видно распределение записей
- Легко найти свободные окна
- Сравнить загрузку разных дней
Мини-календарь Месячный мини-календарь для быстрой навигации между днями и неделями.
Уведомления сотрудникам
Сотрудник получает уведомление, когда на него назначена запись. Каналов три: в приложении, Telegram-бот и Email — но в приложении канал включён сразу, а Telegram и Email каждый включает себе сам в «Настройках» → «Уведомления», предварительно привязав их в профиле.
Подробнее о настройке уведомлений: Уведомления: Telegram и Email.
Изменение и отмена записи
Изменение записи
Карточка записи правится по частям, а не целиком: у каждого блока свой карандаш. Откройте запись (кликом в календаре или по дате в таблице), нажмите карандаш у нужного блока, измените и сохраните.
Перенос записи
- Откройте запись
- Измените дату и время
- Сохраните
Отмена записи
- Откройте запись
- В блоке «Действия» нажмите «Отменить запись»
- Подтвердите действие
Важно: Отменённая запись не исчезает — она уходит в архив. В календаре её можно вернуть на экран кнопкой «С отменёнными», в таблице — фильтром «Состояние» («Все» или «Только отменённые»). Она всегда помечена «Отменена». Вернуть её в активные нельзя.
Создание заказ-наряда из записи
Когда клиент приехал:
- Откройте запись
- В блоке «Наряды» нажмите «Создать наряд»
- Форма нового наряда откроется с уже заполненными полями:
- Название
- Описание
- Клиент
- Автомобиль и пробег
- Исполнитель
- Заполните позиции работ
- Сохраните заказ-наряд
Примечание: Переносится только то, что в записи заполнено, и только если этот клиент / автомобиль / мастер есть в списках формы. Комментарии и чек-листы записи в наряд не переносятся. Всё подставленное остаётся редактируемым.
Совет: Создавайте заказ-наряд сразу при приёме автомобиля — это исключит потерю информации.
Лучшие практики
Планирование
- Закладывайте буфер 15 минут между записями
- Не планируйте более 80% рабочего времени — оставьте место для срочных заказов
- Группируйте однотипные работы для одного мастера
Коммуникация
- Подтверждайте записи за день по телефону
Контроль
- Ежедневно проверяйте календарь на завтра
- Анализируйте причины отмен
- Отслеживайте коэффициент явки
Совет: Проводите еженедельные планёрки с мастерами для синхронизации планов.
Частые вопросы
Можно ли создать запись на прошедшую дату? Да, без предупреждений. Это может быть полезно для внесения пропущенных записей в историю.
Что делать, если клиент опаздывает? Измените время начала записи или перенесите на свободное окно.
Можно ли записать клиента без автомобиля? Да. И автомобиль, и сам клиент — необязательные поля: можно забронировать время, а данные добавить позже, когда машина приедет.
Удаляются ли старые записи? Нет, все записи хранятся в истории.
Следующие шаги
После создания записи:
- При приёме автомобиля создайте заказ-наряд
- Изучите календарь для оптимизации планирования
Если нужна помощь — напишите на support@garage-manager.ru.