Эта инструкция поможет вам настроить ГаражМенеджер с нуля до полностью рабочей системы за 15 минут. Мы пройдём через минимально необходимые шаги, чтобы вы смогли сразу начать принимать клиентов и вести заказ-наряды.
Что вы настроите
В конце этой инструкции у вас будет:
- ✅ Справочник типов работ
- ✅ Первые клиенты в системе
- ✅ Первая запись на обслуживание
- ✅ Первый заказ-наряд
- ✅ Приглашённый сотрудник (опционально)
Перед началом
Убедитесь, что вы уже зарегистрировались и выполнили первый вход. Для выполнения этих шагов вам нужно быть владельцем организации.
Ключевые понятия: запись и работа
В ГаражМенеджер есть два основных объекта, с которыми вы будете работать каждый день. Важно понимать разницу между ними.
Запись
Запись — это запланированный визит клиента. По сути, это бронирование времени в вашем расписании.
Запись содержит:
- Клиента и его автомобиль
- Дату и время визита
- Ответственного мастера
- Примечания и комментарии
Запись отвечает на вопрос «кто и когда приедет». Она отображается в календаре и помогает планировать загрузку сервиса.
Работа (заказ-наряд)
Работа — это документ о фактически выполняемых (или запланированных к выполнению) работах. По сути, это заказ-наряд.
Работа содержит:
- Клиента и автомобиль
- Перечень работ с ценами (позиции)
- Статус выполнения (Смета → В работе → Завершён)
- Платежи
- Прикреплённые файлы, комментарии, чек-листы
Работа отвечает на вопрос «что делаем, сколько стоит и в каком статусе».
Как они связаны
Типичный сценарий:
- Клиент звонит → вы создаёте запись (бронируете время)
- Клиент приезжает → вы создаёте работу из записи (одна кнопка, все данные переносятся автоматически)
- Мастер выполняет работу, меняете статус, фиксируете оплату
Работу можно создать и без записи — например, если клиент приехал без предварительной договорённости. А запись может остаться без работы — если клиент не приехал или визит отменился.
Совет: Даже если клиент пришёл без записи, лучше создать заказ-наряд — так вся история обслуживания будет в одном месте.
Шаг 1: Добавьте типы работ (3 минуты)
Типы работ — это категории, которыми вы будете помечать заказ-наряды: ТО, ремонт, диагностика, шиномонтаж.
Как добавить
- Откройте раздел «Настройки» → «Типы работ»
- Нажмите «Создать тип»
- Заполните форму:
- Название: например, «Плановое ТО»
- Цвет: для визуального различия (можно «Без цвета»)
- Нажмите «Создать»
Повторите для основных категорий вашего сервиса.
Совет: Начните с 5-10 крупных категорий. Остальные добавите по мере необходимости.
Примеры базового набора
Для обычного автосервиса:
- Плановое ТО
- Ремонт
- Диагностика
- Развал-схождение
- Шиномонтаж
Примечание: Конкретные работы и цены пишутся в позициях заказ-наряда. Тип — одна пометка на весь наряд, и он же задаёт разбивку в статистике.
Шаг 2: Добавьте первых клиентов (4 минуты)
Без клиентов в системе вы не сможете создавать записи и заказ-наряды. Добавьте хотя бы 2-3 клиентов для теста.
Ручное добавление
- Откройте раздел «Клиенты»
- Нажмите «+ Клиент» в верхней панели
- Заполните минимум данных:
- Имя (обязательно)
- Контакт — телефон для связи
- Нажмите «Создать клиента»
Добавление автомобиля клиенту
Машину можно добавить прямо в форме нового клиента — в блоке «Машины» — или потом:
- Откройте карточку клиента
- Найдите раздел «Машины»
- Нажмите «Машина»
- Укажите:
- Марка и модель: например, Toyota Camry — из справочника или вручную
- Госномер: для быстрого поиска
- VIN: для точной идентификации (опционально)
- Сохраните
Совет: Один клиент может иметь несколько автомобилей. Система автоматически свяжет их в карточке.
Если у вас уже есть база клиентов
Если вы переходите с Excel или другой CRM, импортируйте базу сразу — это сэкономит часы работы. Подробнее в статье Импорт базы клиентов.
Подробнее о работе с клиентами — в статье Добавление клиентов и автомобилей.
Шаг 3: Создайте первую запись (3 минуты)
Теперь, когда у вас есть клиенты и услуги, создайте тестовую запись на обслуживание.
Быстрое создание
- Откройте раздел «Записи»
- Нажмите «+ Запись» в верхней панели
- Заполните форму:
- Название: обязательно — о чём визит
- Дата и Начало: обязательно — когда клиент приедет
- Длительность: из списка (30 мин … 3 ч или «Без окончания»)
- Клиент и Автомобиль: необязательно, но лучше сразу
- Исполнитель: если у вас несколько мастеров
- Нажмите «Создать запись»
Просмотр в календаре
- Откройте раздел «Записи»
- Переключитесь на вид «Календарь»
- Вы увидите созданную запись в соответствующей дате и времени
Примечание: Календарь показывает загрузку мастеров, но накладки не проверяет: две записи на одного мастера в одно время сохранятся обе и будут нарисованы рядом. Сверяйтесь с сеткой сами.
Подробнее о работе с записями — в статье Создание записи на обслуживание.
Шаг 4: Создайте первый заказ-наряд (3 минуты)
Заказ-наряд — это документ, в котором фиксируются все работы, запчасти и расчёты с клиентом.
Создание из записи
- Откройте созданную запись
- В блоке «Наряды» нажмите «Создать наряд»
- Форма откроется с подставленными названием, описанием, клиентом, автомобилем и исполнителем
Заполнение заказ-наряда
- Проверьте подставленные поля — все они редактируются
- В блоке «Позиции» добавьте работы и запчасти. У каждой строки:
- Наименование
- Ед. (шт, л, ч, услуга)
- Кол-во
- Цена, ₽
- Строка «Итого» под блоком считается сама
- Нажмите «Создать»
Статусы заказ-наряда
Заказ-наряд проходит через 3 статуса:
- Смета — перечень работ сформирован, к выполнению не приступили
- В работе — мастер приступил
- Завершён — работы закончены
Меняйте статус по мере выполнения работ переключателем «Статус» в карточке наряда. Оплата фиксируется отдельно — в блоке «Платежи» той же карточки.
Шаг 5: Пригласите сотрудника (2 минуты, опционально)
Если вы работаете не один, пригласите коллег в систему.
Генерация кода приглашения
- Откройте раздел «Сотрудники»
- Нажмите «+ Сотрудник» в верхней панели
- Оставьте способ «Пригласить по коду» и нажмите «Сгенерировать код»
- Отправьте 6-значный код коллеге любым удобным способом (Telegram, SMS, лично) — рядом с кодом есть кнопка «Копировать»
Принятие приглашения
Ваш коллега должен:
- Открыть app.garage-manager.ru
- Выполнить вход (через Email или Telegram)
- Нажать «Присоединиться по коду»
- Ввести полученный 6-значный код
После присоединения настройте права сотрудника в разделе «Сотрудники».
Примечание: У каждого сотрудника должен быть свой личный аккаунт. Не передавайте свои учётные данные другим.
Проверка настройки
После выполнения всех шагов проверьте:
Календарь «Записи» открывается на сегодня:
- Слева видно боковое меню с разделами
- Созданная запись стоит в своём дне и часе
Можете создать новую запись:
- Клиенты появляются в выборке
- Запись отображается в календаре
Можете открыть заказ-наряд:
- Все данные на месте
- Сумма рассчитана корректно
- Можно изменить статус
Если всё работает — настройка завершена успешно!
Что дальше?
Теперь система готова к работе. Рекомендуем:
В первую неделю
- Добавьте всех постоянных клиентов
- Дополните справочник типов работ под свой сервис
- Установите мобильное приложение на телефон: Установка на телефон
В первый месяц
- Заведите шаблоны чек-листов для стандартных процедур
- Изучите отчёты и статистику
- Настройте права для сотрудников
Полезные разделы справки
Нужна помощь?
Если что-то пошло не так:
- Проверьте права доступа — некоторые функции доступны только владельцу
- Обновите страницу — иногда интерфейс не успевает обновиться
- Напишите в поддержку на support@garage-manager.ru